Datenschutz / Privacy
Datenschutzerklärung
Stand: Oktober 2026
Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und in unserer Kundenplattform ist:
STUDIO BACK OF HOUSE Einzelunternehmen, Niklas Deisler Kopischstrasse 4, 10965 Berlin, Deutschland E-Mail: n.deisler@studiobackofhouse.com Telefon: +49 (0) 151 229 229 50
Für Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an n.deisler@studiobackofhouse.com
Das Wichtigste in Kürze
- Wir setzen keine Tracking- oder Werbe-Cookies ein und nutzen keine Analyse-Dienste von Drittanbietern wie Google Analytics.
- Auf den öffentlichen Seiten gibt es keine Social-Media-Plugins und keine eingebetteten Videos oder Karten von Drittanbietern.
- Schriftarten werden von unserem eigenen Server geladen, nicht von Google.
- Was Sie uns über Formulare senden, speichern wir auf unserem eigenen Server in Deutschland und nutzen es nur für Ihr Anliegen.
Hosting und Server-Logfiles
Website und Kundenplattform laufen auf einem eigenen virtuellen Server, den wir bei der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, in einem Rechenzentrum in Deutschland gemietet haben. IONOS verarbeitet die Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO).
Bei jedem Aufruf speichert der Webserver automatisch folgende Zugriffsdaten:
- IP-Adresse
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- aufgerufene Seite oder Datei
- zuvor besuchte Seite (Referrer), sofern Ihr Browser sie übermittelt
- Browser und Betriebssystem (User-Agent)
- Statuscode und übertragene Datenmenge
Wir benötigen diese Daten, um die Website sicher und stabil zu betreiben und Angriffe zu erkennen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer Betrieb. Die Logfiles werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht.
Verschlüsselung
Alle Verbindungen zu dieser Website sind per TLS verschlüsselt. Sie erkennen das an „https://“ und dem Schloss-Symbol in der Adresszeile Ihres Browsers.
Kontaktformular, Anfrageformular und E-Mail
Wenn Sie uns über das Kontaktformular, das Anfrageformular („Request a Quote“) oder per E-Mail schreiben, verarbeiten wir die Angaben, die Sie machen:
- Name und E-Mail-Adresse
- beim Kontaktformular Ihre Nachricht und freiwillige Angaben zu Art, Termin, Gästezahl, Budget und Location der Veranstaltung
- beim Anfrageformular zusätzlich, soweit angegeben, Telefonnummer, Firma, Wunschtermin, Gästezahl, Budgetrahmen, Ort und besondere Wünsche
Wir nutzen diese Daten ausschließlich, um Ihre Anfrage zu beantworten und Ihnen gegebenenfalls ein Angebot zu machen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen), bei allgemeinen Anfragen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Beantwortung Ihrer Nachricht.
Formulareingaben speichern wir in unserer Datenbank auf unserem Server, Ihre IP-Adresse speichern wir dabei nicht. Zum Schutz vor Missbrauch zählt das Anfrageformular kurzzeitig im Arbeitsspeicher, wie viele Anfragen von einer IP-Adresse kommen.
Unser E-Mail-Postfach betreibt Microsoft im Rahmen von Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland) in unserem Auftrag. Eine Übermittlung in die USA ist dabei nicht ausgeschlossen; Microsoft ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.
Wir löschen Ihre Anfrage, sobald sie abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Entsteht daraus ein Auftrag, gelten die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren.
Kundenportal
Für unsere Kunden betreiben wir ein passwortgeschütztes Kundenportal. Zugänge legen ausschließlich wir an, eine freie Registrierung gibt es nicht.
Wir verarbeiten dort Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Passwort (nur als Hash gespeichert), Ihre Kommentare, Freigaben und digitalen Unterschriften sowie, welche Projektinhalte Sie wann geöffnet haben. Zum Festlegen des Passworts senden wir Ihnen einen Link per E-Mail, der sieben Tage gültig ist.
Zweck ist die Zusammenarbeit an Ihren Projekten, Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wir speichern die Daten für die Dauer der Zusammenarbeit und löschen sie danach, soweit keine Aufbewahrungspflichten bestehen.
Karten in Projektansichten zeigen Kartenkacheln von CARTO (CartoDB Inc., USA) auf Grundlage von OpenStreetMap. Beim Laden einer Karte übermittelt Ihr Browser Ihre IP-Adresse an CARTO; CARTO ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Ebenso können in Projektansichten Bilder von Websites der Veranstaltungsorte eingebunden sein, deren Server dann Ihre IP-Adresse erhalten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist eine anschauliche Darstellung der Projektorte.
Gäste unserer Veranstaltungen
Für Veranstaltungen, die wir für unsere Kunden organisieren, führen wir Gästelisten, versenden Einladungen und digitale Gästepässe und übernehmen den Check-in am Einlass. Dabei verarbeiten wir:
- Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Firma
- Ihre Rückmeldung zur Einladung und gegebenenfalls Angaben zu Begleitpersonen
- Reise- und Hoteldaten, Sitzplatz und Gruppe, soweit die Veranstaltung das erfordert
- den Zeitpunkt Ihres Check-ins und den QR-Code Ihres Gästepasses
- Ernährungshinweise und Allergien, wenn Sie oder der Veranstalter sie angeben
In der Regel handeln wir dabei als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Verantwortlich ist dann der Veranstalter, der Sie eingeladen hat. Mit Fragen zu Ihren Gastdaten können Sie sich an ihn oder an uns wenden.
Angaben zu Allergien oder Unverträglichkeiten können Gesundheitsdaten sein (Art. 9 DSGVO). Wir verarbeiten sie nur, wenn sie angegeben werden, und nur für die Verpflegung bei der Veranstaltung.
Gastdaten löschen wir nach der Veranstaltung gemäß den Vorgaben des Veranstalters.
Fehleranalyse und Performance-Messung
Damit wir Fehler schnell beheben können, sendet die Website technische Fehlerberichte an GlitchTip, ein Fehleranalyse-System, das wir selbst auf unserem Server betreiben (errors.studiobackofhouse.com). Ein Bericht enthält die Fehlermeldung, die aufgerufene Seite sowie Browser und Betriebssystem; Ihre IP-Adresse wird bei der Übertragung technisch verarbeitet. E-Mail-Adressen und Anmeldedaten werden vor dem Speichern entfernt oder unkenntlich gemacht, Bildschirm- oder Sitzungsaufzeichnungen gibt es nicht. Fehlerberichte werden nach 90 Tagen gelöscht.
Außerdem misst die Website, wie schnell Seiten laden, und zählt, wie viele Besucher gerade aktiv sind. Dafür entsteht eine zufällige Kennung, die nur im Arbeitsspeicher des geöffneten Tabs existiert. Es werden keine Cookies gesetzt und nichts auf Ihrem Gerät gespeichert; auf unserem Server bleiben nur zusammengefasste Werte ohne Personenbezug, für 30 Tage.
Rechtsgrundlage ist jeweils Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist eine fehlerfreie und schnelle Website.
Schriftarten
Die Schriftarten dieser Website, unter anderem Cormorant Garamond und Montserrat, liegen auf unserem Server und werden von dort geladen. Eine Verbindung zu Google oder anderen Schriftanbietern entsteht dabei nicht.
KI-Assistent in der Projektarbeit
Unser Team nutzt für die interne Projektarbeit einen KI-Assistenten, der auf Sprachmodellen von OpenAI beruht (OpenAI Ireland Ltd., Dublin, Irland, und verbundene Unternehmen in den USA). Wenn wir den Assistenten zu einem Projekt befragen, können Projekt- und Gastdaten wie Namen oder organisatorische Angaben an OpenAI übermittelt werden; dabei ist eine Übermittlung in die USA möglich.
Der Assistent unterstützt uns bei Recherche und Organisation und trifft keine Entscheidungen über Personen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist eine effiziente Projektorganisation.
Empfänger im Überblick
- IONOS SE: Betrieb unseres Servers in Deutschland
- Microsoft Ireland Operations Limited: E-Mail-Postfach (Microsoft 365)
- OpenAI: KI-Assistent für die interne Projektarbeit
- CARTO: Kartenkacheln im Kundenportal
Darüber hinaus geben wir Ihre Daten nur weiter, wenn das für die Durchführung einer Veranstaltung nötig ist, etwa an Locations oder Dienstleister, oder wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.
Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf:
- Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Für alle Anliegen genügt eine E-Mail an n.deisler@studiobackofhouse.com
Widerspruchsrecht
Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie dem jederzeit aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Beschwerderecht
Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist:
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin https://www.datenschutz-berlin.de
Pflicht zur Bereitstellung und automatisierte Entscheidungen
Sie sind nicht verpflichtet, uns Daten bereitzustellen. Ohne Ihre Kontaktdaten können wir Ihre Anfrage jedoch nicht beantworten. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt.
Änderungen
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Website oder die rechtlichen Vorgaben ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.
Privacy Policy
Last updated: October 2026
Controller
The controller responsible for processing personal data on this website and in our client platform is:
STUDIO BACK OF HOUSE Sole proprietorship of Niklas Deisler Kopischstrasse 4, 10965 Berlin, Germany Email: n.deisler@studiobackofhouse.com Phone: +49 (0) 151 229 229 50
For any privacy question, or to exercise your rights, simply write to n.deisler@studiobackofhouse.com
At a glance
- We use no tracking or advertising cookies and no third-party analytics such as Google Analytics.
- Our public pages contain no social media plugins and no embedded third-party videos or maps.
- Fonts are loaded from our own server, not from Google.
- Whatever you send us through a form is stored on our own server in Germany and used only for your request.
Hosting and server log files
The website and the client platform run on our own virtual server, rented from IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, in a data centre in Germany. IONOS processes the data on our behalf (Art. 28 GDPR).
With every request, the web server automatically records:
- IP address
- date and time of access
- the page or file requested
- the previously visited page (referrer), if your browser sends it
- browser and operating system (user agent)
- status code and amount of data transferred
We need this data to run the website securely and reliably and to detect attacks. The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR; our legitimate interest is secure operation. Log files are deleted automatically after 14 days.
Encryption
All connections to this website are encrypted with TLS, shown by “https://” and the padlock in your browser's address bar.
Contact form, quote request and email
When you write to us through the contact form, the quote request form (“Request a Quote”) or by email, we process the details you provide:
- name and email address
- for the contact form, your message and optional details on the type, date, guest count, budget and venue of your event
- for the quote request, where provided, also phone number, company, preferred date, guest count, budget range, location and special requirements
We use this data only to answer your request and, where relevant, to send you a proposal. The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR (steps prior to entering into a contract) or, for general enquiries, Art. 6(1)(f) GDPR; our legitimate interest is replying to your message.
Form submissions are stored in our database on our server; your IP address is not stored with them. To prevent abuse, the quote request form briefly counts requests per IP address in memory.
Our mailbox is operated on our behalf by Microsoft as part of Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Ireland). A transfer to the USA cannot be ruled out; Microsoft is certified under the EU-U.S. Data Privacy Framework.
We delete your request once it has been fully dealt with, unless statutory retention obligations apply. If it leads to an engagement, commercial and tax retention periods of up to ten years apply.
Client portal
We run a password-protected portal for our clients. Accounts are created only by us; there is no open registration.
In the portal we process your name, email address, password (stored only as a hash), your comments, approvals and digital signatures, and which project content you opened and when. To set your password, we email you a link that is valid for seven days.
The purpose is working together on your projects; the legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR. We keep this data for the duration of our collaboration and delete it afterwards unless retention obligations apply.
Maps in project views use map tiles from CARTO (CartoDB Inc., USA) based on OpenStreetMap. When a map loads, your browser sends your IP address to CARTO; CARTO is certified under the EU-U.S. Data Privacy Framework. Project views may also show images hosted on venue websites, whose servers then receive your IP address. The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR; our legitimate interest is presenting project locations clearly.
Guests at our events
For events we organise for our clients, we keep guest lists, send invitations and digital guest passes, and handle check-in at the door. For this we process:
- name, email address, phone number and company
- your reply to the invitation and, where applicable, details of companions
- travel and hotel details, seat and group, where the event requires them
- the time of your check-in and the QR code of your guest pass
- dietary requirements and allergies, if you or the host provide them
In most cases we act as a processor (Art. 28 GDPR). The controller is then the host who invited you. You can contact the host or us with questions about your guest data.
Information on allergies or intolerances may be health data (Art. 9 GDPR). We only process it if it is provided, and only for catering at the event.
We delete guest data after the event in line with the host's instructions.
Error tracking and performance measurement
So that we can fix problems quickly, the website sends technical error reports to GlitchTip, an error tracking system we run ourselves on our server (errors.studiobackofhouse.com). A report contains the error message, the page you were on, and your browser and operating system; your IP address is processed technically during transmission. Email addresses and sign-in data are removed or masked before storage, and there is no screen or session recording. Error reports are deleted after 90 days.
The website also measures how fast pages load and counts how many visitors are currently active. For this, a random identifier is created that exists only in the memory of the open tab. No cookies are set and nothing is stored on your device; our server keeps only aggregated, non-personal figures, for 30 days.
The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR in each case; our legitimate interest is a fast, error-free website.
Fonts
The fonts on this website, including Cormorant Garamond and Montserrat, are stored on and loaded from our own server. No connection to Google or any other font provider is made.
AI assistant in project work
For internal project work our team uses an AI assistant based on language models from OpenAI (OpenAI Ireland Ltd., Dublin, Ireland, and affiliated companies in the USA). When we ask the assistant about a project, project and guest data such as names or organisational details may be sent to OpenAI, which may involve a transfer to the USA.
The assistant helps us with research and organisation and makes no decisions about individuals. The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR; our legitimate interest is efficient project organisation.
Recipients at a glance
- IONOS SE: operation of our server in Germany
- Microsoft Ireland Operations Limited: mailbox (Microsoft 365)
- OpenAI: AI assistant for internal project work
- CARTO: map tiles in the client portal
Beyond that, we only share your data where an event requires it, for example with venues or suppliers, or where we are legally obliged to.
Your rights
You have the right to:
- access the data we hold about you (Art. 15 GDPR)
- have inaccurate data corrected (Art. 16 GDPR)
- have your data erased (Art. 17 GDPR)
- restrict processing (Art. 18 GDPR)
- data portability (Art. 20 GDPR)
- withdraw consent at any time with effect for the future (Art. 7(3) GDPR)
For any of these, simply email n.deisler@studiobackofhouse.com
Right to object
Where we process data on the basis of Art. 6(1)(f) GDPR, you may object at any time on grounds relating to your particular situation (Art. 21 GDPR). We will then stop processing the data unless we can demonstrate compelling legitimate grounds that override your interests, or the processing serves the establishment, exercise or defence of legal claims.
Right to lodge a complaint
You can lodge a complaint with a data protection supervisory authority (Art. 77 GDPR). The authority responsible for us is the Berlin Commissioner for Data Protection and Freedom of Information:
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin https://www.datenschutz-berlin.de
Obligation to provide data and automated decisions
You are not obliged to provide us with any data. Without your contact details, however, we cannot answer your request. We do not use automated decision-making, including profiling (Art. 22 GDPR).
Changes
We update this privacy policy when our website or the legal requirements change. The version published here applies.